Parus16.ru

Парус №16
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Раскрывающийся список в Excel

Раскрывающийся список в Excel

Раскрывающийся список Excel в окне дома

Чтобы не набирать по буквам и цифрам уже набранные ранее текстовые и числовые значения ячеек, для ускорения процесса заполнения информацией ячеек листа MS Excel и для минимизации ошибок, в том числе опечаток и орфографических, удобно применять раскрывающийся список.

Из раскрывающегося списка несколькими кликами мыши можно ввести в назначенные ячейки нужную информацию. Широко применяются раскрывающиеся списки при написании расчетных программ в Excel.

Программа MS Excel, имея очень дружественный интерфейс, предлагает пользователю несколько разных вариантов помощи при вводе в ячейки рабочего листа повторяющейся информации.

Предположим, что мы ведем базу данных поступления металлопроката на склад. В первом столбце мы указываем вид прокатного профиля.

Вариант №0 — «Элементарный».

Фрагмент №0 листа Excel с примеромДелая очередную запись в ячейку А9, при наборе первой буквы наименования профиля, например «Ш», Excel предлагает заполнить ячейку словом «Швеллер». После набора «Ш» достаточно нажать кнопку «Ввод» на клавиатуре – и слово будет введено в ячейку.

«Минусом» данного варианта является необходимость ввода иногда нескольких букв и невозможность заранее создать справочник наименований, ограничивающий свободу деятельности пользователя.

Переходим непосредственно к вариантам создания раскрывающихся списков.

Вариант №1 — «Простейший».

Фрагмент №1 листа Excel с раскрывающимся спискомЕсли активировать мышью ячейку А9, нажать сочетание клавиш «Alt» «↓», то появится раскрывающийся список, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения. Остается лишь выбрать мышью нужную запись. Вместо набора вышеуказанного сочетания клавиш можно щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка…». В результате увидим тот же выпадающий список.

В данном варианте активная ячейка обязательно должна примыкать снизу к диапазону значений, а сам диапазон не должен содержать пустых ячеек!

Вариант №2 — «Простой».

Фрагмент №2 листа Excel с раскрывающимся списком

Этот вариант позволяет заранее создать список (справочник) значений из которых пользователь в дальнейшем сможет выбирать необходимые записи. При этом список может быть размещен где угодно на листе (или даже на другом листе) и может быть при необходимости скрыт от пользователя.

Для того чтобы создать раскрывающийся список в этом варианте необходимо выполнить ряд последовательных шагов.

1. Создаем список возможных значений, записав их в столбец по одному в ячейку. Допустим это перечень в ячейках А2…А8.

2. Активируем ячейку, в которой необходимо поместить раскрывающийся список путем установки в нее курсора. Пусть это будет та же ячейка А9.

3. Выбираем в главном меню кнопку «Данные» – «Проверка…».

4. В выпавшем окне «Проверка вводимых значений» выбираем вкладку «Параметры».

5. В поле «Тип данных:» из раскрывающегося списка (подобного тому, который мы создаем) выбираем значение «Список».

6. В появившемся поле «Источник:» указываем диапазон, содержащий список возможных значений.

7. Устанавливаем (если он не установлен по умолчанию) флажок «Список допустимых значений» и нажимаем кнопку «ОК».

Выпадающее окно Excel "Проверка вводимых значений"

Раскрывающийся список готов. Его можно скопировать как формулы в любое количество ячеек!

Вариант №3 — «Сложный».

Фрагмент №3 листа Excel с раскрывающимся списком

Этот вариант создания раскрывающегося списка, не смотря на свое название «Сложный», по сути таковым не является. Для создания выпадающего списка в нем используется элемент «Поле со списком» панели инструментов «Формы».

Читайте так же:
Мой мир моя страница вход без пароля

Создадим раскрывающийся список этим способом.

1. Создаем список-справочник в ячейках А2…А8.

2. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Формы».

3. В появившейся панели «Формы» выбираем «Поле со списком» и рисуем его, например, в ячейке А9.

Панель Excel "Формы"

Элемент «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а, как бы, над ней. Элемент может быть большим и находиться над несколькими ячейками.

4. Щелкаем правой кнопкой мыши по нарисованному элементу и в появившемся контекстном меню выбираем «Формат объекта».

5. В выпавшем окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» заполняем поля в соответствии с рисунком, расположенном ниже и нажимаем «ОК».

Выпадающее окно Excel "Форматирование объекта"

6. Раскрывающийся список готов. Он выводит порядковый номер элемента списка в связанную ячейку В9. (Можете назначить любую удобную вам ячейку, не обязательно В9!)

Для вывода в какую-либо ячейку самого значения из списка-справочника применим функцию ИНДЕКС. Допустим, нам необходимо вывести значение в ячейку А9, расположенную под элементом «Поле со списком».

Для этого в ячейку А9 запишем формулу: =ИНДЕКС(A2:A8;В9)

Наглядный пример подробно рассмотрен в статье «Поле со списком и функция ИНДЕКС в Excel». Можно перейти по ссылке и ознакомиться.

Раскрывающийся список, созданный этим способом плюс применение функций ИНДЕКС и/или ВПР предоставляют безграничные возможности пользователю при извлечении данных из различных базовых справочных таблиц.

Вариант №4 — «Самый сложный».

Фрагмент №4 листа Excel с раскрывающимся спискомДля создания выпадающего списка в этом случае используется также элемент «Поле со списком», но панели инструментов «Элементы управления» (в MS Excel 2003). Это так называемые элементы ActiveX. Здесь все очень похоже внешне на вариант №3, но значительно шире возможности настройки и форматирования элемента.

1. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Элементы управления».

2. В появившейся панели «Элементы управления» выбираем «Поле со списком» и рисуем его в ячейке А9. Элемент ActiveX «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а сверху, накрывая ее.

Панель Excel "Элементы управления"

Выпадающее окно Excel "Properties"3. Нажимаем кнопку «Свойства» на панели «Элементы управления» и в выпавшем окне «Properties» («Свойства») вручную вписываем диапазон исходных данных, адрес связанной ячейки (ячейки, куда будет введено выбранное значение) и количество отображаемых строк.

4. Далее при желании можно изменить шрифт, его цвет, цвет фона, и еще ряд параметров… Ничего сложного нет в использовании «Самого сложного» варианта – убедитесь сами. Все интуитивно понятно, хотя базовые знания английского языка не помешают!

5. Отжимаем кнопку «Выход из режима конструктора» на панели «Элементы управления» и проверяем работу раскрывающегося списка. Все работает! Выбранное значение записано в ячейку А9, в нашем примере — под элементом «Поле со списком». Вообще связанной ячейкой может быть абсолютно любая кроме ячеек, где располагается базовый список.

Итоги.

Вариант №0 автоматизирует в некоторой степени заполнение ячеек, но к раскрывающимся спискам, конечно, отношения не имеет и приведен здесь под соответствующим номером, как элементарный вариант автоматизации ввода повторяющихся данных.

На практике я чаще всего создаю раскрывающиеся списки в Excel, используя варианты №1 и №3, реже — вариант №2 и совсем редко — вариант №4, хотя именно он является, безусловно, самым гибким, предоставляющим самые широкие возможности.

Читайте так же:
Войти в личный кабинет втб банка

Но часто наш выбор в жизни определяют вкусы, стереотипы и привычки! В зависимости от задачи, которую необходимо решить при работе в Excel, следует выбирать наиболее приемлемый и удобный для каждого конкретного случая вариант создания раскрывающихся списков.

Как работать с выпадающим списком в Excel

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты. Их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. Разработчик Office старается большинство своих программ упростить так, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек.

Выпадающий список Excel

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Иногда перед автором документа возникает необходимость ограничения ввода. Например, в определённую ячейку должны быть введены данные только из заранее заданного набора. Эксель даёт такую возможность.

Создание раскрывающихся списков

Одной из самых распространённых причин для создания всплывающего списка является использование данных из ячейки в формуле Excel. Предусмотреть конечное количество вариантов проще, поэтому целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы пользователь мог выбрать из готового набора. Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же название отдела можно написать по-разному. Если этот документ позже будет обрабатываться машиной, более правильно будет использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания, к примеру, по ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Техническая сторона вопроса

Перед тем, как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту. Для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. В нём не должно быть пустых строк, это важно! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься в качестве данных для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Допустим, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

Сортировка данных для размещения

После того, как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». При нажатии на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того, чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением мышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, кликнув правой кнопкой мыши на его название внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

Читайте так же:
Как восстановить загрузочный сектор жесткого диска

Выбор диапазона для проверки

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. То же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении курсора на ячейку. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Присвоение имени для поля

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» — «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Очистка всех данных

Заключение

Алгоритм создания таких объектов прост. Перед тем, как создать в Excel раскрывающийся список, сформируйте перечень значений, при необходимости отформатируйте так, как вам удобно. Обратите внимание на 2 нюанса. Первый: длина диапазона данных ограничена, пороговое значение 32767 элементов, второй: длина всплывающего окна будет определена длиной пунктов из перечня. Располагая этот объект на странице, вы упростите ввод данных от других пользователей. Их использование положительно влияет на скорость и точность работы, помогает упростить формулы, работающие в документе, и разрешает проблему неодинакового форматирования текстовых данных. Но если вы используете в книге Экселя Microsoft Share Point, создать выпадающий список будет невозможно, что связано с ограничениями в работе публикующей программы.

Выпадающий список в Excel — Инструкция по созданию

Выпадающий список в Excel – это довольно удобная функция, которая поможет создать более сложные документы и сделать работу удобной для визуального восприятия пользователя.

vypadajushhij-spisok-v-excel-№9

Содержание:

Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:

  1. С функцией мультивыбора;
  2. С наполнением;
  3. С добавлением новых элементов;
  4. С выпадающими фото;
  5. Другие типы.

Сделать список в Эксель с мультивыбором

Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.

Читайте так же:
Ввод даты в excel из календаря

Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.

Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.

Внешний вид с мультивыбором для заполнения сразу нескольких ячеек

Чтобы создать такой, следуйте инструкции:

  • Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
  • Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;

vypadajushhij-spisok-v-excel-№2-650x333

  • В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.

vypadajushhij-spisok-v-excel-№3

Заполнение информации для создания выпадающего списка с мультивыбором значений ячеек

Пример заполнения:

Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.

Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.

vypadajushhij-spisok-v-excel-№10-650x365

Программный код для создания макроса

Еще рекомендуем прочитать эти статьи:

Создать список в Экселе с наполнением

Стандартный перечень с наполнением позволит вам автоматизировать процесс ввода информации. При нажатии на ее, появится выбор ее возможных значений.

Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.

Пользовательский список с наполнением

Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».

С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением:

  • Выделите необходимые ячейки и нажмите в главной вкладке на клавишу «Форматировать как таблицу»;

Пример форматирования и расположение клавиш:

vypadajushhij-spisok-v-excel-№5

  • С помощью встроенного конструктора можно изменять столбцы таблицы и их предназначение.

vypadajushhij-spisok-v-excel-№6

Форматирование перечня с наполнением с помощью «умных таблиц»

Создать раскрывающийся список в ячейке (версия программы 2010)

Также можно создавать перечень в ячейке листа.

Пример указан на рисунке ниже:

Пример в ячейке листа

Чтобы создать такой, следуйте инструкции:

  1. Выделите места, которые будут использоваться;
  2. С помощью диспетчера имен создайте новый;
  3. Выделите и укажите их тип данных, как это указано на рисунке ниже.

Заполнение и проверка вводимых значений в процессе создания списка с заполнением ячейки листа

Также вам может быть интересно:

Итоги

В статье были рассмотрены основные типы выпадающих списков и способы их создания. Помните, что процесс их создания идентичен в таких версиях программы: 2007, 2010, 2013.

Выпадающие списки помогут вам не только настроить более быструю работу всего документа, но и сделать его адаптированным для работы с большими проектами.

Тематические видеоролики к статье:

Создание выпадающих списков в Excel

4 способа создать выпадающий список на листе Excel.

Как сделать раскрывающийся список в Excel

Как в ексель сделать выпадающий список Как добавить всплывающий список в ексель Как создать в ексел раскрывающийся список

Богдан Вязовский

«Мы живем в обществе, где технологии являются очень важной частью бизнеса, нашей повседневной жизни. И все технологии начинаются с искр в чьей-то голове. Идея чего-то, чего раньше не существовало, но однажды будет изобретено, может изменить все. И эта деятельность, как правило, не очень хорошо поддерживается»

Читайте так же:
Можно ли удалить зарезервированный системой диск

Как сделать выпадающий список в Excel

Если вам часто приходиться вводить одни и те же значения в ячейки, то выпадающий список существенно облегчит вам работу.

Подобный список так же может быть полезен когда вам очень важно, чтобы в ячейках были только определенные значения (без ошибок, пробелов и т.д). Это может потребоваться, когда у вас идет проверка на наличие того или иного значения в ячейки и любое неправильно написанное слово, лишний пробел и т.д будут выдавать ошибку.

Сегодня мы с вами и научимся создавать выпадающие списки в Excel

Если вы уже ввели в столбце определенные значения и вам необходимо в следующую ячейку внести какое-либо значение из предыдущих, то достаточно нажать горячие клавиши Alt+стрелка_вниз – появится выпадающий список из значений которые вы вводили выше.

В простых условиях данным способом удобно пользоваться, но у него существует несколько недостатков.

1. Выпадающий список состоит только из элементов, которые вы уже вносили

2. Если вам потребуется внести значения не следующую ячейку, а например через одну (то есть одну ячейку оставить пустой), то у вас ничего не получится.

Второй способ лишен этих недостатков. Давайте разберем его подробнее. Посмотрите на рисунок ниже. В желтых ячейках нам необходимо сделать выпадающий список из списка указанных синим (Страны) и зеленным (Города)

spisok-dannye

Для начала разберемся со странами. Вставляем курсов в желтую ячейку B4, далее переходим в панель инструментов:

В Excel 2007/2010 Данные | Работа с данными | Проверка данных (смотрите рисунок ниже)

spisok-panel

В Excel 2003 вам необходимо перейти в раздел Данные | Проверка (смотрите рисунок)

spisok-panel_2003

После этого откроется окно проверки вводимых значений. Из раскрывающегося списка необходимо выбрать пункт Список,

spisok-proverka

После этого появится возможность ввести источник списка, где вам необходимо указать на исходный список значений. В нашем случае это синий диапазон G5:G11, заключенный в доллары, так как диапазон у нас постоянный и он не должен сдвигаться. После нажатия на ОК вы получите выпадающий список, который так же как формулу можно протянуть вниз для других ячеек.

spisok-istochnik

Аналогично поступим с городами, но теперь источник укажем в виде именованного диапазона. Для этого выделим исходный диапазон H5:H9, после этого перейдем в поле имени (смотрите рисунок) и присвоим данному диапазону имя: города (имя должно начинаться с буквы и не должно содержать пробелы), обязательно нажимаем после этого Enter.

spisok-istochnik2

В дальнейшем для редактирования именованного диапазона вы можете использовать диспетчер имен. Который находится в разделе Формулы | Определенные имена | Диспетчер имен

dispetcher-imen

После этого становимся во вторую желтую ячейку C4, выбираем Данные | Работа с данными | Проверка данных, в раскрывающимся списке выбираем список, а в качестве источника указываем =города. Нажимаем Ок – получаем выпадающий список с использованием именованного диапазона.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector