Parus16.ru

Парус №16
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ответ недели: хранение копий документов работника

Ответ недели: хранение копий документов работника

кадры, документы

Если работник, дополнительно к согласию на обработку персональных данных, сам дает согласие на хранение копий документов в личном деле: паспорта , СНИЛС и тд. Можно ли их тогда хранить?
Если работодатель возьмет с работников согласие на хранение в личном деле копий паспорта, свидетельств о браке, СНИЛС, ИНН и тд. , то такое хранение этих копий будет законно?

Сообщаю Вам следующее:

Нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен, поэтому следует предположить, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом).

При этом существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Можно ли хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле?

Нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ закрепляет право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Согласно ч. 1 ст. 24 сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Правила защиты персональных данных работника установлены главой 14 ТК РФ.

Ст. 86 ТК РФ устанавливает, что обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в следующих целях:

— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;

— содействие работникам в трудоустройстве;

— получение образования и продвижение по службе;

— обеспечение личной безопасности работников;

— контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Вопрос: Можно ли хранить копии документов в личных делах коммерческой организации? И можно ли сшивать в архив данные документы после увольнения сотрудника?

Ответ: Хранение копий документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов и т.д.) сотрудников в личных делах (карточках), а также их подшивка после увольнения сотрудников допускаются только с их письменного согласия. При отсутствии письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.

Читайте так же:
Можно ли сжимать диск с

Правовое обоснование: Согласно статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 11 вышеуказанного Закона N 152-ФЗ.

Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве Российской Федерации.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты работодатель должен обеспечивать за счет своих средств. В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Из данных норм следует, что работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под подпись.

Наличие согласия на обработку персональных данных и запрет на избыточное включение документов в личное дело

Включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ)). Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Решение о предоставлении персональных данных и согласие на их обработку работник принимает свободно, своей волей и в своем интересе (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Так, в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г. (утв. Рострудом), указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:

  • медицинская книжка;
  • копии документов об образовании;
  • аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
  • справки об отсутствии или наличии судимости;
  • характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.

При этом существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле

Читайте так же:
Можно ли просмотреть историю если она удалена

Могут ли банки делать и хранить ксерокопии паспортов своих клиентов

Автор: Виктор Сухов, главный редактор. Экономист. Опыт работы в финансах более 15 лет. Дата: 21 февраля 2019 Обновление статьи: 16.02.2019. Время чтения 4 мин.

Банки при обслуживании клиентов снимают ксерокопии паспортов своих клиентов. Но имеют ли они право делать это? Есть ли какие-то риски для простых россиян? Сейчас можно утверждать, что внедренная система безопасности позволяет исключить любые незаконные махинации с личными документами граждан.

У многих россиян возникают вопросы о правомерности требования банками своих паспортов для ксерокопии данных, в них содержащихся. Тем более это актуально на фоне то и дело проскальзывающих новостей о мошенниках, в злонамеренных целях использующих чужие данные. Следует разобраться, что банки делают с ксерокопиями паспортов, какие риски существуют, и есть ли способы их купирования.

Вправе ли банки требовать паспорт для ксерокопии

Следует сразу сказать, что сотрудники банковских организаций имеют право снимать ксерокопии с паспортов своих клиентов. Банки по закону обязаны идентифицировать личности, претендующие на предоставление финансовых услуг.

В подтверждение ниже приведена выдержка из пп. 1.8. Инструкции ЦБ России N153-И от 2014 г. «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов».

Важно. «Банк обязан располагать копиями документов, удостоверяющих личность клиента, а также лиц, личности которых необходимо установить при открытии счета, либо сведениями об их реквизитах: серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется). При изготовлении копии документа, удостоверяющего личность, допускается копирование отдельных страниц, содержащих необходимые банку сведения».

Вся информация, которую учреждение получает от клиента, документируется в соответствии с законами РФ.

Что банки делают с ксерокопиями

После того как сотрудник сделает ксерокопию, он прикладывает ее к договору на оказание услуг, сами данные вносятся в банковскую программу для совершения нужных операций. По всероссийскому закону о защите личных данных эту информацию запрещено разглашать или использовать для сторонних целей.

Рисунок 2. Постановка печати на договоре

Рисунок 2. Постановка печати на договоре

Что интересно, при любом переоформлении, пролонгации договоров банк вновь запрашивает паспорт, чтобы сделать ксерокопию. В некоторых случаях количество копий может достигать нескольких десятков. Но в каждом случае информация требуется организации по закону. На всех клиентов составляются досье, состоящие из банковских экземпляров договора, к каждому из которых приложена своя ксерокопия паспорта.

Эти документы хранятся в архиве в течение 5 лет, после в обязательном порядке уничтожаются, за этим наблюдает специальная комиссия.

Основные риски при утечке паспортных данных, система безопасности

Тем не менее, несмотря на требования ФЗ и Инструкции ЦБ, бывают и периодически повторяются случаи незаконного использования чужих данных, собранные банками.

Что мошенники могут сделать:

  1. Оформить кредит, а чаще всего микрозаем в специальных организациях, где требования к предоставляемым документам упрощены.
  2. Зарегистрировать фирму-однодневку. Учредить на обладателя паспорта физическое или юридическое лицо для финансовых махинаций, ответственность за которые понесет «учредитель».
  3. Провести незаконные финансовые операции. Злоумышленники могут использовать паспортное фото для снятия ограничений в платежных системах, чтобы заниматься незаконной торговлей или финансированием другой преступной деятельности.
Читайте так же:
Мой гугл диск облачное хранение

Все это возможно только при наличии сговора нескольких банковских работников. Конечно, доказать свою невиновность возможно, тем более сейчас в учреждениях действуют дополнительные меры безопасности.

Во-первых, сейчас запрещено оформлять кредит без личного присутствия подателя документов и без предоставления их оригиналов. То есть получить заемные средства только на основе ксерокопии паспорта нельзя. Третье лицо может заключить договор только при наличии нотариально заверенной доверенности от обладателя паспорта.

Во-вторых, в банках установлены системы видеонаблюдения. С их помощью все финансовые операции легко проследить и доказать, что договор или другая операция заключена, когда подателя документов не было в офисе.

Это интересно. В скором времени банковские учреждения могут отказаться от постоянного ксерокопирования. Уже сейчас они начинают хранить копию паспорта в электронном виде. В этом случае ксерокопию будут снимать всего один раз, во время первого обращения в банк. Во время повторных визитов сотрудник организации будет просто делать распечатку и заверять ее подписью обладателя документов.

Видео. Реально ли оформить кредит по ксерокопии паспорта:

Как правильно хранить копии документов работников, содержащих их персональные данные?

_

Как правильно хранить копии документов работников, содержащих их персональные данные?

От того, насколько правильно осуществляется обработка персональных данных, зависит вероятность привлечения работодателя к административной ответственности, а учитывая ужесточение санкций с 01.07.2017, Роскомнадзор будет уже применять новые размеры штрафов в соотвествии со статьей 13.11 КоАП РФ.

Говорить о том, как правильно осуществлять обработку персональных данных можно бесконечно, так как тонкостей в этом вопросе превеликое множество, поэтому остановимся на том, можно ли осуществлять обработку персональных данных работников, находящихся в копиях документов, хранящихся в личных делах работников?

Большинство организаций в личных делах или личных папках своих работников хранят копии паспортов, свидетельств о рождении, регистрации брака, документов, подтверждающих образование, копии ИНН и т.д. Очень часто такой порядок хранения признается незаконным не столько с точки зрения нарушений требований архивного законодательства, сколько с точки зрения нарушения требований по персональным данным. При проведении проверок очень часто хранение копий страниц паспорта признается незаконной обработкой персональных данных в них содержащихся.

В соответствии с частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 86 Трудового кодекса РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Читайте так же:
Можно ли зарегистрировать брак без паспорта

Статья 65 Трудового кодекса РФ не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника, определен только перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора. К ним относятся: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел; при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В статье 65 Трудового кодекса РФ указано, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает, какие документы должны быть у работодателя. В частности, к ним относятся: трудовой договор (статья 57 ТК РФ). Согласно ТК РФ, в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; трудовая книжка (статья 66 ТК РФ); приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (статья 68 ТК РФ) и т.д.

Для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Само хранение копий страниц паспорта по сути является превышением объема обрабатываемых персональных данных работников.

Статья 5 п. 6 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» устанавливает требование, что при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных и работодатель должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, неточных данных.

Использование копий страниц паспорта не может обеспечить точность и актуальность персональных данных. Только сам паспорт является источником достоверной информации. В то же время, если у работодателя есть согласие от работника на обработку его персональных данных, содержащихся в копиях его документов, и прописан порядок использования и хранения этих персональных данных, нарушением это являться не будет.

Таким образом, для соответствия требованиям законодательства и осуществления хранения нужных работодателю документов, содержащих персональных данные работников, необходимо сначала получить правильное согласие на обработку персональных данных от самих работников, тем более что с 01.07.2017 новая административная ответственность напрямую касается содержания форм согласия на обработку персональных данных.

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Читайте так же:
Инфоурок ру моя страница вход на страницу

Что случилось?

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • трудовой договор;
  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • анкету сотрудника;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к тудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам ст. 86 ТК РФ:

— При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д.) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  • предупреждение;
  • наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
  • наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
  • административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector