Parus16.ru

Парус №16
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

База данных для учета оборудования

База данных для учета оборудования

Описание файлов (файлы в "<>" создаются программой при первом запуске) : Sklad_2.exe — собственно программа. Read_me.rus — то, что Вы сейчас читаете. whatsnew.rus — описание изменений в программе. Пример выборки.sav — пример для "Отчеты-Ревизия-Загрузить параметры выборки" <sklad.ini> — файл настроек программы <sklad.log> — протокол работы программы каталог BASE device.dbf + <device.mdx> — база конфигураций компьютеров и ее индекс other.dbf + <other.mdx> — база журналов и дополнительных данных и ее индекс <struct> + <image> — файлы, описывающие структуру предприятия <add_Data> — файл комментариев amibios — файл определения производителя мат.платы по кодам AMI BIOS’а awrdbios — то же, но для AWARD BIOS’а chipsets — файл определения чипсетов по кодам BIOS’а intelid — файл определения мат.плат Intel(R) winbios — файл определения мат.плат по кодам BIOS’а для Windows NT2000XP mboard — файл описывающий принципы определения мат.плат smart — файл декодирования имен S.M.A.R.T.-атрибутов (RUSENG) maclist — файл определения производителя сетевой карты mac_bad — файл не обрабатываемых программой сетевых карт move.rtf — шаблон Требования на перемещение каталог ICONS *.ico — дополнительные иконки для учета Вашей оргтехники каталог REPORTS *.rtf — шаблоны пользовательских отчетов. Подробнее см.там же Reports.rus каталог LANGUAGE *.lng -файлы многоязычного интерфейса. Подробнее см.там же Language.rus

Создайте с помощью клавиши [Insert] структуру Вашего предприятия по принципу : Название отдела Фамилия Имя Отчество Дирекция Иванов Иван Иванович Бухгалтерия Петров Петр Петрович Варшавская Елена Леонидовна и т.д. Пример дерева структуры предприятия создается при первом запуске программы. Если предприятие большое, то с помощью этой утилитки можно получить список пользователей в формате SKLAD из AD.
Кроме того, структуру можно задать прямым редактированием текстового файла BASEstruct и BASEimage. Файл структуры можно сделать «с нуля» вручную в текстовом редакторе (например, из телефонного справочника Вашей организации). Дополнительно создайте файл BASEimage , все строки которого должны содержать одинаковый текст "2 ;" (2 — код картинки "Сотрудник" 1 — "Отдел"). Число строк должно быть равным числу строк в BASEstruct. ( подробнее про создание файлов )

Запустив склад, правим полученную структуру с помощью [Ctrl]+[T] и [Сtrl]+[Del] или [Ins].

Выполните пункт меню "File" — "Обновить данные" — "Всего предприятия". Дайте программе "понюхать" каталог (каталоги), где лежат файлы конфигураций компьютеров от CheckCfg.exe и нажмите [Настройка]. В появившемся окне настраиваем Распределение и Наименование новых компьютеров :

Если Вы в качестве параметров запуска CheckCfg.exe передавали Login — Фамилия — Имя — Отчество юзера (посмотрите в полученных файлах конфигураций секцию [Info], строки Param_1..Param_4) , то программа Sklad может на основе этих данных сама распределить компьютеры по структуре Вашего предприятия. Алгоритм распределения настраивается достаточно гибко. Например :

Строку "Компьютер" впоследствии рекомендуется заменить на более информативную с точки зрения учета — "Компьютер инв.№123456789" — как показано на картинке справа.

Если предложенного в программе набора типов учитываемой техники (нажмите [Insert]) Вам недостаточно, вы можете добавить новые через меню "File"-"Настройки"-"Настройки программы", вкладка "Структура предприятия". Некоторые полезные иконки Вы найдете в подкаталоге ICONS. Пожалуйста, не дублируйте следующие уже имеющиеся типы — Отдел, Сотрудник и МАС-адрес.

Пример заполненной вкладки "Дополнительно" (поля сверху — данные доп.учета оргтехники, снизу — данные журналов Ремонта и Модернизации) :

Для удобства ввода данных в поля на вкладке "Дополнительно" в программе можно вести справочники — набор типовых строк-констант (например, список фирм-поставщиков), организованный в виде текстового файла. В "Настройках программы-Справочники" введите название для справочника (Напр."Поставщики"), при необходимости исправьте путь к файлу и нажмите "Добавить". Выйдя из настройки в главное окно программы, на вкладке "Дополнительно" нажимаем F1 и выбираем значение из нужного справочника для заполнения текущего поля.

После выполнения пунктов меню "Отчеты"-"Инвентаризация"-"Синхронизировать инв.номера" а затем "Проставить номера!", строка наименования компьютера из дерева структуры предприятия ( например, "Компьютер №12345" или "Компьютер IVANOV" ) будет прописана в файл конфигурации компьютера, откуда ее, в свою очередь, перенесет в реестр данного компьютера программа CheckCfg.
Для справок : Ключ в реестре : HKEY_CURRENT_USERSoftwareTAG_SoftCheckCFG .

Полезное замечание : при составлении инвентаризационной ведомости, при незаполненности полей "№ помещения" и "ФИО мат.ответственного", по умолчанию подставляются данные, стоящие выше по дереву структуры предприятия. Таким образом, эти поля для соответствующей ветки можно заполнить только один раз — для целого отдела или даже для всего предприятия.

Еще один черезвычайно полезный сервис : вызов внешних программ с передачей им IP-адреса и (или) имени компьютера (TCPIP-сервис) :

Отчеты, генерируемые программой, описаны ниже. Прочие же пункты меню не содержат каких-либо особенностей.

Пример заполненных данных о компьютере :

  • Паспорт компьютера — простой перечень конфигурации компьютера. Посмотреть
  • Учетная карточка — краткий перечень конфигурации за подписями "Сдал/Принял" для подшивки в папочку. Посмотреть
  • Свод по предприятию — кол-во машин,список материнских плат, процессоров, памяти и т.д. Посмотреть
  • Свод по владельцам — краткий перечень оргтехники, отсортированный по владельцам. Посмотреть
  • Свод по программам — перечень программ и компьютеров,на которых они установлены.
  • Журналы — ведущиеся на вкладке "Дополнительно" журналы Ремонта, Модернизации и т.п. . Посмотреть
  • Ревизия — выборка данных о компьютерах по Вашим условиям :
    • Все предприятие или текущий отдел.
    • Все данные или содержащие (НЕ содержащие) указанные строки (строки можно сохранять и загружать из файлов, можно указать в каких полях искать данные строки). Подробнее о Ревизии .
    • Заменять (или удалять) строки в отчетах по образцу.
    • Hosts
    • MAC and IP-addr
    • Static IP (только для машин с Win9x)
    • Синхронизировать инв.номера — проверить совпадение номеров в дереве структуры предприятия и в дополнительных данных, проставить при отсутствии.
    • Проверить номера — найти дублирующиеся инвентарные номера.
    • Проставить номера — текст, стоящий у значка "Компьютер" будет записан в секцию [Info] соответствующего файла конфигурации компьютера как InventoryNumber, откуда checkcfg.exe пропишет его в реестр машины.
    • Инвентаризационная ведомость — наиболее удобная форма для выгрузки данных из программы для их последующей обработки в Excel, Access и т.п. Есть возможность выбора полей, применения фильтров. На выходе получаем или текст с фиксированными разделителями (TAB) или файл в формате DBase-III.

    12 приложений для домашней инвентаризации

    Чтобы больше не приходилось искать носки и прочую мелочёвку человечество изобрело множество приложений.

    Home Inventory

    Это инструмент для систематизации сведений о вашем доме и имуществе, которые можно использовать для различных нужд.

    • храните квитанции, руководства по использованию техники, гарантии, различные заметки и прочие важные документы в данном приложении, обеспечивающем быстрый и лёгкий доступ к ним.
    • сохраните сведения о ценных вещах: Марка, модель, серийный номер, цена покупки, дата покупки и т.д.;
    • Делайте фотографии и сканируйте чеки со своего iPhone или iPad прямо через Home Inventory.
    • «Анализ страхового покрытия личного имущества» позволяет понять, является ли ваша страховка недостаточной или избыточной.
    • Создайте график обслуживания дома, интегрированный с календарём и напоминаниями.
    • Определите, какие из своих ценных вещей вы хотите передать своим близким по наследству.
    • Данное приложение достаточно гибкое для управления любым типом коллекционных предметов.

    GCstar

    Это бесплатное приложение с открытым исходным кодом для управления вашими коллекциями. Подробная информация о каждом элементе коллекции может быть автоматически получена из интернета. Кроме того, вы можете вносить дополнительные сведения, такие как местоположение отдельных элементов или то, кому вы временно передали данный предмет. Вы можете осуществлять поиск по коллекционным спискам и фильтровать списки по многим критериям.

    GCstar позволяет управлять следующими коллекциями: «Фильмы», «Видеоигры», «Книги», «Музыка», «Нумизматика», «Марки», «Настольные игры», «Комиксы», «Периодические издания», «Компьютерное программное обеспечение», «Смарт-карты», «Эпизоды телешоу», «Сериалы», «Вина», «Транспортные средства», «Пользовательские коллекции».

    Memento

    Это персональная база данных, которая позволяет хранить все необходимые сведения в одном месте. Коллекции, покупки, список вещей, рецепты, задачи — доверьте всё это Memento.

    Основные особенности Memento:

    • Настраиваемые поля;
    • Синхронизация с Google Docs, через который можно редактировать и просматривать записи Memento;
    • 13 типов полей — текст, целое число, валюта, изображение, аудио, контакт, координаты Google Maps и другие;
    • 11 готовых шаблонов библиотеки для хранения записей;
    • Резервное копирование и восстановление данных;
    • Импорт и экспорт CSV-файлов;
    • Отправка записей через SMS, электронную почту и другие доступные сервисы;
    • Сканер штрих-кода, создающий записи с данными и изображениями, полученными из Google Base.

    Delicious Library

    Каталогизируйте свои книги, фильмы, музыку, программное обеспечение, видеоигры с использованием Delicious Library — программы с приятным интерфейсом. Импортируйте все свои вещи на цифровые полки с помощью веб-камеры iSight вашего Mac, беспроводного сканера штрих-кодов или клавиатуры.

    Steward Database

    Это персональная база данных для организации всего. Программа очень проста в использовании.

    • 10+ готовых шаблонов (пароль, личная коллекция, заметки, опись вещей и т.д.);
    • 9 различных типов полей (текст, число, изображение, дата, вложение, рейтинг, флажок, выбор, сайт);
    • Поиск;
    • Импорт и экспорт CSV- и TAB-файлов;
    • Восстановление резервной копии;
    • Отмена и повторение;
    • Печать;
    • Настраиваемый значок таблицы из встроенной библиотеки иконок;
    • Быстрый просмотр изображений и вложений.

    Tap Forms

    Это очень мощный организационный инструмент, призванный помочь вам отслеживать всю самую важную информацию в вашей жизни.

    Используйте Tap Forms для отслеживания инвентаря на работе и управления вещами дома. Приложение прекрасно подходит для страхования имущества и бухгалтерского учёта! Его даже можно использовать для управления списками праздничных подарков.

    Numento

    Это элегантная, полностью настраиваемая программа для коллекционеров, которая позволит вам свободно выбирать метод управления своим имуществом. Управляйте своей библиотекой (книги, CD, DVD, комиксы, игры) или своими коллекциями (монеты, марки, открытки и т.д.). С помощью Numento вы также можете одним щелчком мыши опубликовать свою коллекцию в интернете.

    HomeZada

    Это интеллектуальное приложение, позволяющее управлять данными о вашем доме для страхования, технического обслуживания, ремонта и финансовых целей. Экономьте деньги и повышайте ценность своего имущества.

    Управляйте своим бюджетом и документами с помощью простых в использовании шаблонов проектов.

    С лёгкостью проводите инвентаризацию содержимого вашего дома с добавлением неограниченного количества цифровых фотографий, документов, квитанций. Используйте финансовые панели, показывающие ценность ваших вещей.

    Encircle

    Это эффективный инструмент для владельцев домов и/или бизнеса, позволяющий им документировать свою собственность. Это ведущий инструмент для держателей страховых полисов, которые с его помощью смогут инвентаризировать и отслеживать свои активы при возникновении страховых случаев. Он позволяет осуществлять финансовое планирование, облегчает возмещение ущерба арендаторами и возврат украденного имущества. После того как застрахованное лицо загружает информацию об имеющихся у него активах, Encircle начинает работать с производителями, розничными продавцами и обслуживающими компаниями, чтобы обеспечить пользователя всей необходимой информацией о его имуществе.

    • Фотографируйте своё имущество — можно задокументировать сотни элементов за считанные минуты.
    • Длительное нажатие на фотографию позволяет отредактировать её, удалить или получить доступ к другим функциям.
    • Добавляйте фотографии и текстовые заметки к описаниям отдельных предметов, интерьера комнат и экстерьера дома.

    SimpleOne Home Inventory Manager

    Простой в использовании органайзер инвентаря для отслеживания и документирования содержимого вашего дома.

    Особенности SimpleOne Home Inventory Manager:

    • Интуитивно понятный ввод элементов для отслеживания важных деталей и дат;
    • Ассоциирование элементов с фотографиями и отсканированными документами (квитанциями, руководствами пользователя и т.д.);
    • Настройка селекторов данных для часто используемых категорий информации;
    • Печать профилей предметов и инвентарных списков.

    iKeepm

    Простой и удобный способ управлять вещами, имеющимися у вас дома, коллекциями, а также бизнес-активами.

    Attic Manager

    Это программное обеспечение, используемое для создания и ведения базы данных ваших активов.

    Программы 1С 8.3 для автоматизации производства и торговли

    Конфигурации «1С» для производства позволят объединить все подсистемы компании в единую сеть, сделать бизнес-процессы более управляемыми и прозрачными, автоматизировать ручной труд, сократить простои на производстве, оптимизировать затраты и многое другое.

    Если вопрос автоматизации производственного предприятия для вас сейчас актуален, то эта статья будет вам полезна. Расскажем, какую «1С» для производства выбрать, на что стоит обратить внимание при подборе решения, сравним возможности программ.

    • Какие цели у автоматизации производства?
    • Экономический эффект от внедрения программ «1С» для производства
    • Какие конфигурации «1С» подходят для автоматизации производства?

    Какие цели у автоматизации производства?

    Среди ключевых целей автоматизации производственных предприятий выделим:

    • оптимизация производственного планирования с возможностью контроля сроков выполнения плана, обеспечение наиболее эффективной загрузки оборудования и персонала, создание различных производственных графиков;
    • диспетчеризация производства с возможностью постоянного контроля и координации всех производственных процессов предприятия;
    • ведение учета затрат и расчет себестоимости готовой продукции;
    • создание производственных спецификаций с указанием качественного и количественного состава материалов, необходимых для производства продукции;
    • сокращение издержек, перепроизводства и складских остатков готовой продукции;
    • получение точных и актуальных данных для руководящего звена, формирование управленческой и регламентированной отчетности точно и в срок;
    • оперативное управление ремонтами, остатками, основными средствами;
    • оптимизация планирования закупок за счет более точных аналитических данных, формирование графиков потребности в материалах;
    • создание номенклатуры выпускаемой продукции и материалов, используемых для ее изготовления;
    • снижение штата персонала при тех же производственных мощностях;
    • снижение процента брака на производстве и контроль качества;
    • расчет и соблюдение сроков выполнения заказов;
    • создание маршрутных карт производства с указанием рабочих процессов и оборудования.

    Стоит отдельно выделить, что система автоматизации производства должна поддерживать возможность фиксации факта выполнения производственных задач. Это важно, так как по окончании смены руководителю на производстве необходимо зафиксировать выпуск продукции, возможный брак, затраченные материалы, возврат, время и работу сотрудников смены, переработки. На основе этих данных в последствии определяется себестоимость продукции.

    Что качается отчетности, то здесь важно создать систему, которая будет поддерживать разные уровни доступа и детализации. Одного отчета недостаточно, чтобы закрыть потребности всех специалистов производственного предприятия.

    Экономический эффект от внедрения программ «1С» для производства

    Внедрение программ «1С:Предприятие» для автоматизации производства позволит достичь следующих результатов:

    • повысить эффективность использования производственных ресурсов и снизить себестоимость готовой продукции;
    • уменьшить процент брака и повысить качество выпускаемой продукции;
    • снизить производственные расходы;
    • повысить качество обслуживания клиентов;
    • повысить точность планирования;
    • повысить точность расчета себестоимости готовой продукции;
    • снизить процент ошибок по вине человеческого фактора;
    • снизить затраты на ремонт и сократить простои оборудования;
    • увеличить оборачиваемость капитала;
    • оптимизировать движение материалов и товаров.

    Благодаря перечисленным изменениям от внедрения программ «1С» для производства возрастает конкурентоспособность компании на рынке, происходит более эффективное использование ресурсной базы. Это позволит в перспективе не только окупить затраты на внедрение и сопровождение программы, но и увеличить прибыль бизнеса за счет более грамотного планирования и управления бизнесом.

    Какие конфигурации «1С» подходят для автоматизации производства?

    В виду специфики российского рынка для автоматизации производственных предприятий чаще всего используют решения фирмы «1С». Эти программные продукты проверены временем, имеют более низкую стоимость по сравнению с зарубежными аналогами и масштабируются под нужды бизнеса. И, само собой, в них учитывается специфика рынка и поддерживается актуализация программы в соответствии с изменениями законодательства.

    При автоматизации производства важно учитывать масштабы компании и сложность производственных процессов. Рекомендуем рассмотреть следующие решения «1С»:

    «1С:ERP Управление предприятием 2» («1С:ERP») – флагманское решение «1С» для крупных и средних производственных предприятий, с технически сложным производством и числом рабочих мест более десяти тысяч. ERP «1С» стала развитием программного продукта «1С:Управление производственным предприятием («1С:УПП»).

    Это продвинутая система «1С» для производства, в которую включены инструменты для комплексного управления производством. По функциональности ERP «1С» является одной из самых мощных программ в своем классе. В ней есть все, что может потребоваться современному производственному предприятию.

    «1С:ERP» – это единственный продукт «1С», в котором есть полноценный производственный модуль. В системе вы сможете составлять достоверные графики деятельности с учетом загрузки оборудования и обеспечения ресурсами, создать заказ на производство, отследить ход работы над заказами, вести учет полного цикла производства, работать с маршрутными листами. «1С:ERP» позволяет контролировать план производства и расходы сырья, рассчитывать себестоимость продукции, отслеживать качество изделий.

    Производственное планирование в «1С:ERP» можно условно поделить на три уровня: уровень предприятия, межцеховой, уровень цеха (рис.1).

    Рис.1. Уровни производственного планирования в «1С:ERP»

    Помимо автоматизации производства, ERP «1С» позволяет контролировать ключевые показатели деятельности, организовать взаимодействие всех подразделений, оценивать эффективность работы сотрудников и многое другое.

    Учитывая высокую стоимость и сложность внедрения ERP-системы, автоматизация ERP в малом бизнесе считается нецелесообразной. Такое масштабное решение может, наоборот, замедлить процессы и привести к неоправданным убыткам. Для небольшого производства рекомендуем обратить внимание на следующее решение.

    «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») — программа для торговых, сервисных и производственных компаний малого бизнеса. Продукт не перегружен лишними возможностями, при этом в нем есть все необходимое для учета, анализа и планирования.

    Автоматизирует продажи, закупки, финансы, склад, производство, CRM и аналитику. Оптимально подойдет как для ИП, так и для ООО. Продукт поддерживает строгое соответствие законодательству: печатные формы, 54-ФЗ, ЕГАИС и т.д.

    Что касается функционала программы «1С» для производства, то в «1С:УНФ» вам будет доступно: ведение производственного учета: спецификации, учет готовой продукции, заказы на производство (рис.2), учет затрат, расчет себестоимости.

    Рис.2. Заказы на производство в «1С:УНФ»

    Программа «1С» для производства автоматизирует процесс анализа и контроля производственных процессов, поддерживает возможности производственного планирования. Удобно, что в «1С:УНФ» можно постепенно включать различные функциональные блоки и автоматизировать бизнес поэтапно.

    «1С:Комплексная автоматизация 8» («1С:КА») подходит для сферы малого и среднего бизнеса: в торговых предприятиях, на небольших производствах, в компаниях, оказывающих услуги.

    «1С:КА» оптимально внедрять тем компаниям, которые используют в настоящий момент несколько отдельных продуктов «1С». Позволяет организовать единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета.

    В программе есть производственный блок, аналогичный «1С:УНФ». Вы сможете вести учет на производстве, использовать ресурсные спецификации, формировать потребности в производстве, рассчитывать себестоимость продукции, оформлять выработки сотрудников, заказывать материалы в производство (рис.3).

    Рис.3. Заказы в производство в программе «1С:Комплексная автоматизация»

    Чтобы выбрать оптимальный вариант программы, требуется понимать, что нужно вашему бизнесу на текущем этапе развития. В противном случае, может возникнуть ситуация, когда приобретенный программный продукт не решит все задачи. Или наоборот – будет перенасыщен излишним функционалом, который будет лишь тормозить, а не развивать бизнес.

    Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» помогут вам определиться с выбором конфигурации «1С» для производства. Расскажите о ваших целях и задачах по автоматизации – наши специалисты сделают всю остальную работу.

    Сравнение программ с производственным блоком

    Сравнительная таблица производственных блоков в программах «1С»

    Программный продукт«1С:УНФ»«1С:КА»«1С:ERP»
    Программный продукт«1С:УНФ»«1С:КА»«1С:ERP»
    Учет материалов
    Учет материально-производственных затрат и отражение их в расходах, связанных с выпуском продукции или услуг
    Резервирование материалов
    Учет возвратных отходов
    Учет бракаЧастично
    Партионный учет материаловТолько РАУЗ
    Учет аналоговых материаловЧастично
    Выпуск продукции
    Поддержка спецификацииТолько сборочная
    Учет технологических операций при производстве ГПЧастично
    Использование наряд-заказов
    Оказание услуг собственным подразделениям
    Внутренние заказы в производство
    Многопередельное производствоЧастично
    Комплектация номенклатуры
    Передача в переработку
    Учет давальческого сырья и выпуск продукции из него
    Позаказный учет выпуска продукции или услуг
    Учет незавершенного производстваСуммовой и количественный учетСуммовой и количественный учетСуммовой и количественный учет
    Сертификация продукции
    Себестоимость
    Расчет фактической себестоимости единицы продукцииПолучение себестоимости единицы продукции с детализацией до статей затратПолучение себестоимости единицы продукции с детализацией до стоимости конкретных материалов
    Расчет плановой себестоимости продукции
    Детальное распределения затрат на себестоимость готовой продукции

    Сравнение стоимости программ «1С» для производства

    Программа «1С»Стоимость, руб.
    «1С:ERP Управление предприятием 2»432 000
    «1С:Управление нашей фирмой ПРОФ»17 400
    «1С:Комплексная автоматизация»61 700

    Помните, что стоимость программы – это только часть бюджета на автоматизацию. Кроме этого, стоит учитывать затраты на внедрение и сопровождение системы.

    На что еще стоит обратить внимание при выборе программы «1С» для производства?

    Завершая рассуждение о том, как выбрать конфигурацию «1С» для производства, дополнительно расскажем о расходах, которые вас ожидают при покупке системы:

    • стоимость приобретения;
    • стоимость внедрения;
    • стоимость эксплуатации.

    Приобретение: включает стоимость конфигурации «1С» для производства, лицензий на рабочие места пользователей, серверного оборудования и ПО (при необходимости). Возможно, стоит заложить бюджет на дополнительные модули или сервисы, это зависит от конкретных целей автоматизации.

    Внедрение: дополнительно мы рекомендуем быть готовыми оплатить стоимость услуг квалифицированных специалистов по установке, настройке и доработке конфигурации «1С» под индивидуальные задачи предприятия.

    При выборе интегратора – компании, с которой будет проводиться автоматизация, нужно учитывать два фактора: ее компетенции и опыт работы с предприятиями смежных отраслей и масштабов. Также следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет организация: техподдержка, доработка ПО, обучение сотрудников и т.д.

    Грамотная первоначальная установка системы позволит полноценно использовать весь заложенный в программу потенциал и повысить производительность компании. Внедрение «1С» позволит настроить функционал программы в соответствии с текущими бизнес-процессами организации, задействовать только нужные блоки системы для решения ежедневных задач.

    «1С-Архитектор бизнеса» имеет большой практический опыт и владеет отлаженной методологией внедрения «1С»: от анализа задач до сопровождения системы. Мы поможем вам существенно сократить время на запуск и освоение программ, избежать ошибок в работе и повысить эффективность всех бизнес-процессов.

    Эксплуатация: не забывайте также про необходимость постоянного обслуживания и обновления программных продуктов для их актуальности и корректной работы. Полноценная эксплуатация IT-решений невозможна без регулярного сопровождения.

    Вы можете заказать обслуживание «1С» в нашей компании и получить всю необходимую информационную и техническую поддержку:

    • «1С-Архитектор бизнеса» работает под единой маркой «1С:Франчайзинг». Это значит, что мы не просто продаем программы, а предлагаем клиентам комплексный подход к обслуживанию.
    • У нас вы можете не только узнать, какую «1С» выбрать и купить, но внедрить и доработать систему под задачи и специфику организации.
    • Мы сопровождаем клиентов по SLA (англ. Service Level Agreement). Фактически, сопровождение SLA – это контракт между заказчиком и исполнителем, утверждающий параметры качества услуг по ИТ-обслуживанию в рамках стандарта ITIL (ISO 20000).

    Подведем итоги

    Прежде чем покупать конфигурацию «1С» для производства, мы рекомендуем воспользоваться помощью профессионалов для проведения полноценного технического обследования бизнес-процессов вашего предприятия. Помимо этого, советуем запросить пробный доступ к онлайн-версии программ «1С:УНФ» или «1С:КА» бесплатно на 30 дней. Этого будет достаточно, чтобы протестировать функционал и решить – подходит вам эта программа или нет.

    Вы также можете расспросить наших специалистов о возможностях программ «1С» для производства. Они помогут подобрать наиболее выгодный для вас вариант.

    Создание базы данных в Excel

    При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

    Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

    • хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
    • иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
    • автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
    • выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

    Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

    Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

    Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

    Присвоение имени "умной таблице"

    Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

    Умные таблицы для хранения данных

    Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

    Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

    Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

    Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

    Форма ввода

    В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

    В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

    В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

    Выпадающий список

    Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

    Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

    Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

    После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

    Форма ввода данных со строкой для загрузки

    Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

    Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

    Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button) :

    Добавление кнопки для запуска макроса

    После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

    Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

    Шаг 4. Связываем таблицы

    Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

    Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

    Настройка связей между таблицами

    Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

    Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

    Связывание таблиц

    После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

    Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

    Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

    Создание сводной таблицы

    Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

    После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

    Отчет сводной таблицы

    Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

    Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

    Шаг 6. Заполняем печатные формы

    Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

    Печатная форма счета

    Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читайте так же:
    Видеорегистратор автомобильный без дисплея
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector